Informativa sulla privacy

La semplice navigazione e la consultazione del sito web non comportano in genere la raccolta di dati personali degli utenti e riguardano solo il trattamento in forma anonima dei cosiddetti dati di navigazione.

La presente informativa si applica al trattamento dei Dati personali da noi raccolti quando:

1. Utilizzare i nostri servizi
2. Visita i nostri siti web
3. Visita i nostri uffici
4. Ricevere comunicazioni da parte nostra
5. Iscriversi, partecipare o prendere parte a eventi, webinar o concorsi

1. Conformità internazionale

La presente Informativa sulla privacy si basa principalmente sui requisiti del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell'UE. Tuttavia, ci proponiamo di offrire un livello di trasparenza e di protezione analogo a tutti gli utenti, indipendentemente dal loro luogo di residenza.

• Per i residenti in California (USA), ulteriori diritti previsti dal California Consumer Privacy Act (CCPA/CPRA) sono descritti nella sezione “Residenti in California”.
• Per gli utenti del Regno Unito, i dati vengono trattati in conformità al GDPR del Regno Unito e al Data Protection Act 2018.
• Per gli utenti che si trovano al di fuori di queste regioni, trattiamo i Dati personali in conformità con la presente Informativa sulla privacy e applichiamo misure di salvaguardia conformi agli standard sulla privacy riconosciuti a livello internazionale.

Offrendo un quadro globale, garantiamo un livello elevato e uniforme di protezione dei dati per tutti gli utenti.

2. Definizioni

Representative24: indica i marchi/servizi gestiti da Onpipeline Limited.

Servizi: indica la nostra piattaforma software-as-a-service e le relative funzionalità, i siti web, i cruscotti, le API, le integrazioni, le comunicazioni, gli eventi e il supporto che forniamo ai Clienti e agli Utenti su representative24.com.

Noi/Noi: indica “Onpipeline Limited” e le sue affiliate. 

Cliente: indica l'entità commerciale (azienda, organizzazione, ditta individuale) che stipula un contratto con noi per l'utilizzo dei Servizi. Per i dati inseriti dal Cliente, il Cliente agisce in qualità di responsabile del trattamento dei dati (o “azienda” ai sensi del CCPA/CPRA).

Utente finale: qualsiasi persona che interagisce con i canali di un Cliente (ad esempio, siti web, app, interfacce di messaggistica) in cui sono implementati i nostri Servizi.

Utente: qualsiasi persona che visiti i nostri siti web, utilizzi i nostri Servizi, partecipi ai nostri eventi o comunichi in altro modo con noi (compresi il personale del Cliente e i potenziali clienti).

Dati personali/Informazioni personali (PII): qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile, come definita dalla legge applicabile (ad esempio, GDPR, UK GDPR, CCPA/CPRA). Ciò può includere identificatori (ad esempio, nome, e-mail), identificatori online (ad esempio, indirizzo IP, ID del dispositivo) e altre informazioni ragionevolmente collegate a un individuo.

Elaborazione: qualsiasi operazione eseguita sui Dati personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, l'adattamento, il recupero, l'uso, la divulgazione o la cancellazione.

Controllore/Processore: hanno il significato stabilito dal GDPR. Il Titolare determina le finalità e i mezzi del trattamento dei Dati personali; il Responsabile tratta i Dati personali per conto del Titolare e in base a istruzioni documentate.

3. Dati controllati e trattati da noi

I dati personali che controlliamo comprendono informazioni relative a persone fisiche identificate o identificabili, ad esempio nome e cognome, indirizzo postale, indirizzo e-mail e numero di telefono.

3.1 Finalità del trattamento

Trattiamo i dati personali per le seguenti finalità:

• Esecuzione degli obblighi contrattuali e gestione delle relazioni commerciali con i clienti
• Finalità amministrative e adempimento di obblighi di legge
• Invio di comunicazioni di servizio o transazionali relative ai Servizi
• Invio di comunicazioni di marketing (ad esempio, newsletter, aggiornamenti sui prodotti) con il consenso degli utenti.
• Elaborazione di curriculum vitae (CV) esclusivamente a fini di reclutamento e selezione.

3.2 Base giuridica del trattamento

A seconda del contesto, trattiamo i dati personali su una o più delle seguenti basi giuridiche:

• Esecuzione di un contratto: per la fornitura dei Servizi e la gestione dei conti/supporto
• Adempimento degli obblighi di legge: ad esempio, contabilità, tasse, richieste legittime
• Interessi legittimi: migliorare e rendere sicuri i Servizi, prevenire abusi/frodi e difendere rivendicazioni legali, senza prevalere sui diritti e le libertà degli Utenti.
• Consenso: se richiesto dalla legge (ad esempio, newsletter/marketing). 

3.3 Metodi di elaborazione e accuratezza dei dati

Il trattamento per le suddette finalità avviene manualmente o elettronicamente, a seconda delle finalità per cui i dati vengono comunicati. L'Utente deve fornire dati personali veritieri, accurati e aggiornati ai fini della creazione e della gestione del rapporto contrattuale con noi e dell'utilizzo del Servizio.

3.4 Conservazione dei dati

I dati saranno conservati per un periodo strettamente necessario alla gestione delle finalità per cui sono stati raccolti, nel rispetto della normativa vigente e degli obblighi di legge. In ogni caso, abbiamo adottato prassi che vietano la conservazione dei dati a tempo indeterminato e quindi limitano il termine di conservazione nel rispetto del principio di minimizzazione del trattamento dei dati.

3.5 Condivisione dei dati e destinatari

La raccolta dei dati avverrà anche al fine di trasferire i dati a società collegate, controllate o che svolgono funzioni strettamente connesse e strumentali al Servizio da noi fornito.

I dati raccolti, se necessari o fondamentali per l'esecuzione delle finalità indicate, potranno essere utilizzati da terzi Responsabili esterni del trattamento, oppure, a seconda dei casi, comunicati agli stessi autonomi titolari del trattamento e più precisamente: Le società appartenenti al nostro gruppo societario, persone fisiche, società, associazioni o gruppi di professionisti che prestano attività di assistenza e consulenza alla nostra Società, enti o associazioni che forniscono servizi connessi e strumentali all'espletamento delle finalità sopra indicate.

I dati personali non vengono diffusi pubblicamente. Qualsiasi condivisione avviene solo come descritto sopra e in conformità con la legge applicabile e le garanzie contrattuali.

4. Dati raccolti e inseriti dai clienti

I clienti di Representative24 (clienti) possono memorizzare o caricare nella nostra applicazione dati di terzi. Representative24 non ha alcun rapporto diretto con gli individui, le aziende e le organizzazioni di cui ospita i dati. I clienti sono responsabili del modo in cui raccolgono, distribuiscono ed elaborano tali informazioni.

Ogni Cliente è responsabile di fornire un avviso a terzi in merito allo scopo per cui vengono raccolti i loro Dati personali e alle modalità di trattamento di tali Dati personali attraverso la nostra applicazione.
Rappresentante24 non è a conoscenza dell'uso delle informazioni personali contenute nei dati dei suoi clienti, non agisce come responsabile del trattamento dei dati e non ha le responsabilità previste dal GDPR. Rappresentante24 sarà considerato solo come un "processore" per conto dei suoi Clienti.

5. Servizi integrati

I nostri Clienti hanno la possibilità di integrare alcuni servizi forniti da terzi (ad es. calendari forniti da Google, Microsoft, ecc.). Autorizzandoci a connetterci con una terza parte, i Clienti ci autorizzano ad accedere e a memorizzare le informazioni che il servizio integrato ci mette a disposizione e a utilizzarle e divulgarle in conformità alla presente Informativa. Consideriamo i dati provenienti dai servizi integrati come "dati raccolti e inseriti dai Clienti". Si prega di fare riferimento alle impostazioni sulla privacy e ai termini di utilizzo di ciascun Servizio Integrato per capire quali informazioni ci mettono a disposizione.

Alcune funzioni dei nostri Servizi si basano su tecnologie di intelligenza artificiale (AI) fornite da fornitori terzi (come modelli linguistici o strumenti di classificazione dei dati). L'utente riconosce e accetta che le informazioni da lui fornite possano essere elaborate da tali servizi di intelligenza artificiale per generare risposte, approfondimenti o altri risultati automatizzati. Sebbene ci sforziamo di collaborare solo con fornitori affidabili che rispettano gli standard industriali di protezione dei dati, non controlliamo il modo in cui i fornitori di IA di terze parti elaborano, memorizzano o utilizzano i dati inviati.

I dati elaborati attraverso le funzioni di IA sono trattati come “dati inseriti dal cliente” ai sensi delle nostre politiche, ma possono essere soggetti alle condizioni sulla privacy dello specifico fornitore di IA. Per ulteriori dettagli, si consiglia di consultare i termini e le politiche sulla privacy di qualsiasi tecnologia AI di terzi integrata nei Servizi:

• ChatGPT (OpenAI) https://openai.com/policies/row-privacy-policy/
• Gemelli (Google) https://gemini.google/policy-guidelines/
• Claude (Antropico) https://www.anthropic.com/legal/privacy

6. Responsabili del trattamento dei dati

Possiamo affidarci a fornitori di servizi esterni per attività quali hosting, sviluppo, sicurezza, comunicazioni, analisi e manutenzione del sistema. Queste terze parti possono trattare i dati personali esclusivamente per nostro conto e secondo le nostre istruzioni documentate. Limitiamo sempre le informazioni fornite a quanto ragionevolmente necessario e i nostri accordi prevedono che tali soggetti mantengano la riservatezza e rispettino gli obblighi di protezione dei dati.

Se applicabile, i trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo sono effettuati in conformità al Capitolo V del GDPR e sulla base di garanzie adeguate (come le Clausole Contrattuali Standard).

Un elenco dettagliato dei nostri attuali elaboratori e sub-elaboratori è disponibile per i clienti, i partner contrattuali o le autorità di vigilanza su richiesta legittima.

7. Diritti dell'utente

È possibile accedere, opporsi al trattamento o richiedere la cancellazione, la modifica o l'aggiornamento di tutti i dati personali da noi raccolti, in qualsiasi momento, esercitando il diritto alla limitazione del trattamento e alla circolazione dei dati, inviando un'email a: privacy@onpipeline.com

8. La sicurezza

Representative24 si impegna a mantenere la sicurezza di tutti i dati raccolti utilizzando strumenti tecnici e organizzativi. Le misure di sicurezza sono volte a ridurre al minimo il rischio di distruzione o perdita dei dati e il rischio di accesso non autorizzato, e comprendono la possibilità di limitare l'accesso ai dati al solo personale autorizzato di Rappresentanza24. I dipendenti di Rappresentanza24 riconoscono di essere vincolati agli standard di sicurezza e riservatezza dei dati.

9. Residenti in California (CCPA/CPRA)

I diritti descritti nella sezione “Diritti dell'utente” si applicano a tutti gli utenti, compresi i residenti in California. In conformità con il California Consumer Privacy Act (CCPA), i residenti in California hanno il diritto di:

• richiedere informazioni sull'eventuale condivisione dei propri dati personali;
• rinunciare alla vendita o alla condivisione dei dati personali, se applicabile;
• essere liberi da discriminazioni per l'esercizio dei loro diritti alla privacy.

Non vendiamo o condividiamo le informazioni personali per scopi monetari o commerciali, come definito dalla CCPA/CPRA. I residenti in California possono esercitare i loro diritti utilizzando gli stessi dettagli di contatto e le stesse procedure indicate nella sezione “Diritti dell'utente”. Potrebbe essere necessario verificare l'identità del richiedente prima di rispondere, in conformità con il CCPA.

10. Privacy dei bambini

I nostri Servizi non sono rivolti ai minori e non raccogliamo o elaboriamo consapevolmente dati personali di bambini. Nel fornire i nostri servizi, agiamo come elaboratore di dati per conto dei nostri Clienti (responsabili del trattamento dei dati) e non abbiamo la possibilità di verificare l'età degli utenti finali. Ogni Cliente è responsabile della conformità alle leggi vigenti in materia di minori, compreso l'ottenimento del consenso dei genitori. Se si ritiene che un minore abbia inviato dati personali attraverso i nostri servizi, si prega di contattarci immediatamente.

11. Cancellazione dei dati

Tutti i dati sono conservati solo per il tempo strettamente necessario alle finalità per cui sono stati raccolti. Fermo restando il diritto di bloccare immediatamente l'utilizzo dei dati per finalità commerciali e di marketing, può risultare necessario conservare i dati per un ulteriore periodo di tempo per soddisfare disposizioni di legge o per finalità contabili e amministrative.

12. Biscotti

I cookie sono frammenti di testo inviati da un server a un client (browser) e poi rinviati dal client al server ogni volta che il client accede allo stesso server.

I dati ottenuti dai cookie sono utilizzati da Representative24 stessa o da società che collaborano con noi al fine di garantire un accesso più semplice al Servizio.

Quando accedete al nostro sito web, utilizziamo solo cookie tecnici e statistici per raccogliere informazioni aggregate sull'utilizzo del sito, come le pagine visitate, la durata della sessione e gli indirizzi IP anonimizzati. Questi dati ci aiutano a migliorare il sito e l'esperienza dell'utente, senza raccogliere informazioni personali.

L'utente può sempre decidere se accettare o meno i cookie di un determinato sito web. Queste regole sono definite autonomamente dall'Utente a livello di browser.

13. Modifiche

In futuro, potranno essere introdotte modifiche alla presente Informativa sulla privacy al fine di garantire la costante conformità alle norme giuridiche applicabili. Invitiamo gli Utenti a leggere attentamente le regole da noi applicate per la raccolta e il trattamento dei dati personali.

14. Legge applicabile e tribunale

Le parti convengono che, nella misura consentita dalle norme giuridiche applicabili e dagli accordi internazionali, qualsiasi controversia che dovesse sorgere sarà sottoposta alla giurisdizione esclusiva del tribunale della zona in cui si trova la sede legale di Onpipeline Limited.

15. Informazioni di contatto

Onpipeline Limited - 3 Cavendish Row - Dublino 1 - Irlanda
Per qualsiasi domanda e/o richiesta di informazioni: si prega di inviare un'e-mail a: privacy@onpipeline.com

16. La lingua

In caso di discrepanze o incongruenze tra le versioni tradotte della presente Informativa sulla privacy e la versione inglese, prevarrà la versione inglese.

Attuale al 15 luglio 2025