Avis de confidentialité

La simple navigation et la consultation du site web n'impliquent généralement pas la collecte de données personnelles des utilisateurs et ne concernent que le traitement sous forme anonyme de ce que l'on appelle les données de navigation.

Le présent avis s'applique au traitement des données à caractère personnel que nous recueillons lorsque vous.. :

1. Utiliser nos services 
2. Visitez nos sites web
3. Visitez nos bureaux
4. Recevoir des communications de notre part
5. S'inscrire, assister ou participer à des événements, webinaires ou concours

Données contrôlées et traitées par nous

Les données personnelles que nous contrôlons comprennent toutes les informations qui peuvent se référer à des personnes physiques ou morales, par exemple les noms et prénoms, l'adresse postale, l'adresse électronique et le numéro de téléphone.

Nous informons l'utilisateur que les données personnelles communiquées et collectées dans le cadre du processus d'enregistrement sont détenues et traitées par nos soins pour les finalités énumérées ci-dessous.

1. la réalisation d'activités de reporting avec le client sur la base d'accords contractuels souscrits avec nous ;
2. à des fins administratives et pour s'acquitter d'obligations légales, par exemple en matière de comptabilité, de fiscalité ou d'exécution d'ordonnances judiciaires ;
3. avec un consentement spécifique, l'envoi périodique de bulletins d'information et de matériel de marketing par courrier électronique ;
4. avec un consentement spécifique, recevoir des mises à jour sur nos activités et les nouvelles publications sur nos sites web ;
5. avec un consentement spécifique, recevoir des avis promotionnels sur des invitations à des événements, des formations, des webinaires, des promotions spéciales ou participer à des études et analyses de marché ;
   dans le cas d'un curriculum vitae, exclusivement pour le processus de sélection.

La base juridique du traitement des données est le consentement librement donné par l'utilisateur. De même, le traitement des données a pour fondement juridique la mise à disposition des fonctionnalités de nos sites ou applications suite à l'accès de l'utilisateur ou à l'exécution d'un contrat.

Le traitement aux fins susmentionnées s'effectue manuellement ou électroniquement, en fonction des finalités pour lesquelles les données sont communiquées. L'utilisateur doit fournir des données personnelles vraies, exactes et à jour aux fins de la création et de la gestion de la relation contractuelle avec nous et de l'utilisation du service.

Les données sont conservées pendant une durée strictement nécessaire à la gestion des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, dans le respect de la législation en vigueur et des obligations légales. En tout état de cause, nous avons mis en place des pratiques qui interdisent la conservation des données pour une durée indéterminée et limitons donc la durée de conservation conformément au principe de minimisation du traitement des données.

La collecte des données se fera également en vue de les transférer à des sociétés associées, des filiales ou des sociétés exerçant des fonctions étroitement liées et utiles au service que nous fournissons.

Les données collectées, si elles sont nécessaires ou fondamentales pour atteindre les objectifs indiqués, peuvent être utilisées par des sous-traitants externes ou, selon le cas, être communiquées aux mêmes responsables de traitement indépendants, et plus spécifiquement : Les sociétés appartenant à notre groupe d'entreprises, les personnes, les sociétés, les associations ou les groupes de professionnels qui fournissent une assistance et des conseils à notre société, les entités ou les associations qui fournissent des services liés et instrumentaux à la réalisation des objectifs susmentionnés.

Dans tous les cas, les données personnelles ne seront jamais diffusées.

Données collectées et saisies par les clients

Les clients de Representative24 (clients) peuvent stocker ou télécharger dans notre application des données de tiers. Representative24 n'a aucune relation directe avec les personnes, les entreprises et les organisations dont il héberge les données. Les clients sont responsables de la manière dont ils collectent, distribuent et traitent ces informations.

Il incombe à chaque client d'informer les tiers de la finalité de la collecte de leurs données à caractère personnel et de la manière dont ces données sont traitées par le biais de notre application.
Representative24 ne connaît pas l'utilisation des informations personnelles contenues dans les données de ses clients, n'agit pas en tant que responsable du traitement des données et n'a pas de responsabilités en vertu du GDPR. Representative24 n'est considéré que comme un "sous-traitant" pour le compte de ses clients.

Services intégrés

Nos clients ont la possibilité d'intégrer certains services fournis par des tiers (par exemple, les calendriers fournis par Google, Microsoft, etc.) En nous autorisant à nous connecter avec un tiers, les Clients nous autorisent à accéder aux informations que le service intégré met à notre disposition et à les stocker, ainsi qu'à les utiliser et à les divulguer conformément à la présente politique. Nous considérons les données provenant des services intégrés comme des "données collectées et saisies par les clients". Veuillez vous référer aux paramètres de confidentialité et aux conditions d'utilisation de chaque service intégré pour comprendre quelles informations ils mettent à notre disposition.

Certaines fonctionnalités de nos services reposent sur des technologies d'intelligence artificielle (IA) fournies par des fournisseurs tiers (tels que des modèles de langage ou des outils de classification des données). Vous reconnaissez et acceptez que les informations que vous soumettez peuvent être traitées par ces services d'IA pour générer des réponses, des idées ou d'autres résultats automatisés. Bien que nous nous efforcions de n'établir des partenariats qu'avec des fournisseurs réputés qui respectent les pratiques de protection des données en vigueur dans le secteur, nous ne contrôlons pas la manière dont les fournisseurs tiers de services d'IA traitent, stockent ou utilisent les données soumises.

Les données traitées par les fonctions d'IA sont traitées comme des "données saisies par le client" en vertu de nos politiques, mais peuvent être soumises aux conditions de confidentialité du fournisseur d'IA spécifique. Nous recommandons de consulter les conditions et les politiques de confidentialité de toute technologie d'IA tierce intégrée aux services pour plus de détails.

• ChatGPT (OpenAI) https://openai.com/policies/row-privacy-policy/
• Gemini (Google) https://gemini.google/policy-guidelines/
• Claude (Anthropique) https://www.anthropic.com/legal/privacy

Responsables du traitement des données

Nous pouvons travailler avec des fournisseurs externes pour le développement, l'hébergement, la maintenance des systèmes, etc. Les données réelles ne sont pas accessibles dans le cas des développeurs externes, mais les tiers peuvent avoir accès aux données dans le cadre de la fourniture de leurs services. Nous limitons toujours les informations fournies à ce qui est raisonnablement nécessaire, et nos accords leur demandent de respecter la confidentialité. Les tiers ayant accès aux données et susceptibles de traiter des informations personnelles sont énumérés dans la section relative aux sous-traitants. 

Droits de l'utilisateur

Il est possible d'accéder, de s'opposer au traitement ou de demander l'effacement, la modification ou la mise à jour de toutes les données personnelles collectées par nous, à tout moment, en exerçant le droit à la limitation du traitement et à la circulation des données, en envoyant un courriel à : privacy@onpipeline.com

Sécurité

Representative24 s'engage à maintenir la sécurité de toutes les données collectées à l'aide d'outils techniques et organisationnels. Les mesures de sécurité visent à réduire au minimum le risque de destruction ou de perte des données ainsi que le risque d'accès non autorisé, et incluent la possibilité de limiter l'accès aux données au seul personnel autorisé de Representative24. Les employés de Representative24 reconnaissent qu'ils sont tenus de respecter les normes de sécurité et de confidentialité des données.

Annulation des données

Toutes les données ne sont conservées que pendant la période strictement nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. Sans préjudice du droit de bloquer immédiatement l'utilisation des données à des fins commerciales et de marketing, il peut s'avérer nécessaire de conserver les données pendant une période supplémentaire afin de satisfaire aux dispositions légales ou à des fins comptables et administratives.

Cookies

Les cookies sont des fragments de texte envoyés par un serveur à un client (navigateur) et renvoyés par le client au serveur chaque fois que le client accède au même serveur. Les cookies sont utilisés pour l'authentification et le suivi des sessions et pour la mémorisation d'informations spécifiques relatives aux utilisateurs qui accèdent au serveur.

Les données obtenues grâce aux cookies sont utilisées par Representative24 ou par des sociétés qui collaborent avec nous afin de simplifier l'accès au service, de faciliter la navigation sur le site, d'atteindre des objectifs de marketing et d'autres objectifs liés au service.

L'utilisateur peut toujours décider d'accepter ou non les cookies d'un site web particulier. Ces règles sont définies de manière autonome par l'utilisateur au niveau du navigateur.

Modifications

À l'avenir, des modifications de la présente politique de protection de la vie privée pourront être introduites afin d'assurer une conformité permanente avec les règles juridiques applicables. Nous invitons les utilisateurs à lire attentivement les règles que nous appliquons pour la collecte et le traitement des données à caractère personnel.

Droit applicable et juridiction 

Les parties conviennent que, dans la mesure où les règles juridiques applicables et les accords internationaux le permettent, tout litige éventuel sera soumis à la compétence exclusive du tribunal de la région dans laquelle se trouve le siège social de Representative24 :

Onpipeline Limited - 3 Cavendish Row - Dublin 1 - Irlande

Pour toute question ou demande de renseignements, veuillez envoyer un courrier électronique à l'adresse suivante :

privacy@onpipeline.com

Langue

En cas de divergence ou d'incohérence entre les versions traduites du présent avis de confidentialité et la version anglaise, cette dernière prévaut.

Situation au 15 juillet 2025