Avis de confidentialité

La simple navigation et la consultation du site web n'impliquent généralement pas la collecte de données personnelles des utilisateurs et ne concernent que le traitement sous forme anonyme de ce que l'on appelle les données de navigation.

Le présent avis s'applique au traitement des données à caractère personnel que nous recueillons lorsque vous.. :

1. Utiliser nos services
2. Visitez nos sites web
3. Visitez nos bureaux
4. Recevoir des communications de notre part
5. S'inscrire, assister ou participer à des événements, webinaires ou concours

1. Conformité internationale

Le présent avis de confidentialité est principalement basé sur les exigences du Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE. Cependant, nous visons à offrir un niveau comparable de transparence et de protection à tous les utilisateurs, quel que soit leur lieu de résidence.

• Pour les résidents de Californie (États-Unis), des droits supplémentaires en vertu de la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA/CPRA) sont décrits dans la section “Résidents de Californie”.
• Pour les utilisateurs du Royaume-Uni, les données sont traitées conformément au GDPR britannique et à la loi sur la protection des données de 2018.
• Pour les utilisateurs situés en dehors de ces régions, nous traitons les données personnelles conformément au présent avis de confidentialité et appliquons des garanties conformes aux normes de confidentialité internationalement reconnues.

En offrant un cadre global, nous garantissons un niveau élevé et uniforme de protection des données pour tous les utilisateurs.

2. Définitions

Representative24 : désigne les marques/services exploités par Onpipeline Limited.

Services : désigne notre plateforme de logiciels en tant que service et les fonctionnalités, sites Web, tableaux de bord, API, intégrations, communications, événements et assistance connexes que nous fournissons aux clients et aux utilisateurs sur representative24.com.

Nous/Nous/Notre : signifie “Onpipeline Limited” et ses affiliés. 

Client/Customer : désigne l'entité commerciale (société, organisation, propriétaire unique) qui passe un contrat avec nous pour utiliser les services. Pour les données saisies par le client, le client agit en tant que responsable du traitement des données (ou “entreprise” au sens de la CCPA/CPRA).

Utilisateur final : désigne toute personne qui interagit avec les canaux d'un Client (par exemple, sites web, apps, interfaces de messagerie) où nos Services sont mis en œuvre.

Utilisateur : Toute personne qui visite nos sites web, utilise nos services, participe à nos événements ou communique avec nous de toute autre manière (y compris le personnel du client et les prospects).

Données personnelles/Informations à caractère personnel (IPI) : désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable, telle que définie par le droit applicable (par exemple, GDPR, UK GDPR, CCPA/CPRA). Il peut s'agir d'identifiants (par exemple, le nom, l'adresse électronique), d'identifiants en ligne (par exemple, l'adresse IP, l'identifiant de l'appareil) et d'autres informations raisonnablement liées à une personne.

Traitement : désigne toute opération effectuée sur des données à caractère personnel, telle que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, le stockage, l'adaptation, l'extraction, l'utilisation, la divulgation ou la suppression.

Contrôleur/Processeur : ont la signification qui leur est donnée dans le GDPR. Le contrôleur détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles ; le sous-traitant traite les données personnelles pour le compte du contrôleur et selon des instructions documentées.

3. Données contrôlées et traitées par nous

Les données personnelles que nous contrôlons comprennent des informations relatives à des personnes physiques identifiées ou identifiables, par exemple les noms et prénoms, l'adresse postale, l'adresse électronique et le numéro de téléphone.

3.1 Finalités du traitement

Nous traitons les données à caractère personnel aux fins suivantes :

• Exécution des obligations contractuelles et gestion des relations commerciales avec les clients
• Finalités administratives et respect des obligations légales
• l'envoi de communications relatives aux services ou aux transactions liées aux services
• l'envoi de communications marketing (par exemple, lettres d'information, mises à jour de produits) avec le consentement des utilisateurs
• Traitement des curriculum vitae (CV) exclusivement à des fins de recrutement et de sélection

3.2 Base juridique du traitement

En fonction du contexte, nous traitons les données à caractère personnel sur une ou plusieurs des bases juridiques suivantes :

• Exécution d'un contrat : pour fournir les services et gérer les comptes/l'assistance.
• Respect des obligations légales : comptabilité, fiscalité, demandes légales, etc.
• Intérêts légitimes : améliorer et sécuriser les services, prévenir les abus/fraudes et défendre les revendications juridiques, sans préjudice des droits et libertés des utilisateurs.
• Consentement : lorsque la loi l'exige (par exemple, lettres d'information/marketing) 

3.3 Méthodes de traitement et exactitude des données

Le traitement aux fins susmentionnées s'effectue manuellement ou électroniquement, en fonction des finalités pour lesquelles les données sont communiquées. L'utilisateur doit fournir des données personnelles vraies, exactes et à jour aux fins de la création et de la gestion de la relation contractuelle avec nous et de l'utilisation du service.

3.4 Conservation des données

Les données sont conservées pour une durée strictement nécessaire à la gestion des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, dans le respect de la législation en vigueur et des obligations légales. En tout état de cause, nous avons mis en place des pratiques qui interdisent la conservation des données pour une durée indéterminée et limitent donc la durée de conservation dans le respect du principe de minimisation du traitement des données.

3.5 Partage des données et destinataires

La collecte des données se fera également en vue de les transférer à des sociétés associées, des filiales ou des sociétés exerçant des fonctions étroitement liées et utiles au service que nous fournissons.

Les données collectées, si elles sont nécessaires ou fondamentales pour atteindre les objectifs indiqués, peuvent être utilisées par des sous-traitants externes ou, selon le cas, être communiquées aux mêmes responsables de traitement indépendants, et plus spécifiquement : Les sociétés appartenant à notre groupe d'entreprises, les personnes, les sociétés, les associations ou les groupes de professionnels qui fournissent une assistance et des conseils à notre société, les entités ou les associations qui fournissent des services liés et instrumentaux à la réalisation des objectifs susmentionnés.

Les données personnelles ne sont pas diffusées publiquement. Tout partage n'a lieu que dans les conditions décrites ci-dessus et conformément à la législation applicable et aux garanties contractuelles.

4. Données collectées et saisies par les clients

Les clients de Representative24 (clients) peuvent stocker ou télécharger dans notre application des données de tiers. Representative24 n'a aucune relation directe avec les personnes, les entreprises et les organisations dont il héberge les données. Les clients sont responsables de la manière dont ils collectent, distribuent et traitent ces informations.

Il incombe à chaque client d'informer les tiers de la finalité de la collecte de leurs données à caractère personnel et de la manière dont ces données sont traitées par le biais de notre application.
Representative24 ne connaît pas l'utilisation des informations personnelles contenues dans les données de ses clients, n'agit pas en tant que responsable du traitement des données et n'a pas de responsabilités en vertu du GDPR. Representative24 n'est considéré que comme un "sous-traitant" pour le compte de ses clients.

5. Services intégrés

Nos clients ont la possibilité d'intégrer certains services fournis par des tiers (par exemple, les calendriers fournis par Google, Microsoft, etc.) En nous autorisant à nous connecter avec un tiers, les Clients nous autorisent à accéder aux informations que le service intégré met à notre disposition et à les stocker, ainsi qu'à les utiliser et à les divulguer conformément à la présente politique. Nous considérons les données provenant des services intégrés comme des "données collectées et saisies par les clients". Veuillez vous référer aux paramètres de confidentialité et aux conditions d'utilisation de chaque service intégré pour comprendre quelles informations ils mettent à notre disposition.

Certaines fonctionnalités de nos services reposent sur des technologies d'intelligence artificielle (IA) fournies par des fournisseurs tiers (tels que des modèles de langage ou des outils de classification des données). Vous reconnaissez et acceptez que les informations que vous soumettez peuvent être traitées par ces services d'IA pour générer des réponses, des idées ou d'autres résultats automatisés. Bien que nous nous efforcions de n'établir des partenariats qu'avec des fournisseurs réputés qui respectent les pratiques de protection des données en vigueur dans le secteur, nous ne contrôlons pas la manière dont les fournisseurs tiers de services d'IA traitent, stockent ou utilisent les données soumises.

Les données traitées par les fonctions d'IA sont traitées comme des “données saisies par le client” en vertu de nos politiques, mais peuvent être soumises aux conditions de confidentialité du fournisseur d'IA spécifique. Nous recommandons de consulter les conditions et les politiques de confidentialité de toute technologie d'IA tierce intégrée aux services pour plus de détails :

• ChatGPT (OpenAI) https://openai.com/policies/row-privacy-policy/
• Gemini (Google) https://gemini.google/policy-guidelines/
• Claude (Anthropique) https://www.anthropic.com/legal/privacy

6. Responsables du traitement des données

Nous pouvons faire appel à des prestataires de services externes pour des activités telles que l'hébergement, le développement, la sécurité, les communications, l'analyse et la maintenance du système. Ces tiers peuvent traiter des données à caractère personnel uniquement en notre nom et selon nos instructions documentées. Nous limitons toujours les informations fournies à ce qui est raisonnablement nécessaire, et nos accords leur imposent de maintenir la confidentialité et de respecter les obligations en matière de protection des données.

Le cas échéant, les transferts de données en dehors de l'Espace économique européen sont effectués conformément au chapitre V du GDPR et sur la base de garanties appropriées (telles que les Clauses contractuelles types).

Une liste détaillée de nos sous-traitants et sous-traitants secondaires actuels est mise à la disposition des clients, des partenaires contractuels ou des autorités de surveillance sur demande légitime.

7. Droits de l'utilisateur

Il est possible d'accéder, de s'opposer au traitement ou de demander l'effacement, la modification ou la mise à jour de toutes les données personnelles collectées par nous, à tout moment, en exerçant le droit à la limitation du traitement et à la circulation des données, en envoyant un courriel à : privacy@onpipeline.com

8. Sécurité

Representative24 s'engage à maintenir la sécurité de toutes les données collectées à l'aide d'outils techniques et organisationnels. Les mesures de sécurité visent à réduire au minimum le risque de destruction ou de perte des données ainsi que le risque d'accès non autorisé, et incluent la possibilité de limiter l'accès aux données au seul personnel autorisé de Representative24. Les employés de Representative24 reconnaissent qu'ils sont tenus de respecter les normes de sécurité et de confidentialité des données.

9. Résidents californiens (CCPA/CPRA)

Les droits décrits dans la section “Droits de l'utilisateur” s'appliquent à tous les utilisateurs, y compris les résidents de Californie. Conformément à la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA), les résidents californiens ont le droit de :

• demander à savoir si leurs informations personnelles ont été partagées ;
• refuser la vente ou le partage des informations personnelles, le cas échéant ;
• ne pas faire l'objet de discrimination pour avoir exercé leur droit à la vie privée.

Nous ne vendons ni ne partageons les informations personnelles à des fins monétaires ou commerciales telles que définies par la CCPA/CPRA. Les résidents de Californie peuvent exercer leurs droits en utilisant les mêmes coordonnées et procédures que celles indiquées dans la section “Droits de l'utilisateur”. Il se peut que nous devions vérifier l'identité du demandeur avant de répondre, conformément à la CCPA.

10. Vie privée des enfants

Nos services ne s'adressent pas aux mineurs et nous ne collectons ni ne traitons sciemment les données personnelles des enfants. En fournissant nos services, nous agissons en tant que processeur de données pour le compte de nos clients (contrôleurs de données) et n'avons pas la capacité de vérifier l'âge des utilisateurs finaux. Il incombe à chaque client de veiller au respect des lois applicables aux mineurs, y compris l'obtention de tout consentement parental requis. Si vous pensez qu'un mineur a soumis des données personnelles par l'intermédiaire de nos services, veuillez nous contacter immédiatement.

11. Annulation des données

Toutes les données ne sont conservées que pendant la période strictement nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. Sans préjudice du droit de bloquer immédiatement l'utilisation des données à des fins commerciales et de marketing, il peut s'avérer nécessaire de conserver les données pendant une période supplémentaire afin de satisfaire aux dispositions légales ou à des fins comptables et administratives.

12. Cookies

Les cookies sont des fragments de texte envoyés par un serveur à un client (navigateur), puis renvoyés par le client au serveur chaque fois que le client accède au même serveur.

Les données obtenues grâce aux cookies sont utilisées par Representative24 ou par des entreprises qui collaborent avec nous afin de garantir un accès plus simple au service.

Lorsque vous accédez à notre site web, nous n'utilisons que des cookies techniques et statistiques pour collecter des informations agrégées sur l'utilisation du site, telles que les pages visitées, la durée de la session et les adresses IP anonymes. Ces données nous aident à améliorer le site web et l'expérience de l'utilisateur, sans collecter d'informations personnelles identifiables.

L'utilisateur peut toujours décider d'accepter ou non les cookies d'un site web particulier. Ces règles sont définies de manière autonome par l'utilisateur au niveau du navigateur.

13. Modifications

À l'avenir, des modifications de la présente politique de protection de la vie privée pourront être introduites afin d'assurer une conformité permanente avec les règles juridiques applicables. Nous invitons les utilisateurs à lire attentivement les règles que nous appliquons pour la collecte et le traitement des données à caractère personnel.

14. Droit applicable et juridiction

Les parties conviennent que, dans la mesure où les règles juridiques applicables et les accords internationaux le permettent, tout litige éventuel sera soumis à la compétence exclusive du tribunal du lieu où se trouve le siège social d'Onpipeline Limited.

15. Informations sur les contacts

Onpipeline Limited - 3 Cavendish Row - Dublin 1 - Irlande
Pour toute question ou demande de renseignements, veuillez envoyer un courrier électronique à l'adresse suivante : privacy@onpipeline.com

16. Langue

En cas de divergence ou d'incohérence entre les versions traduites du présent avis de confidentialité et la version anglaise, cette dernière prévaut.

Situation au 15 juillet 2025